Mahasiswa KKN-T IDBU-07 Universitas Diponegoro memberikan pendampingan pengelolaan arsip digital berbasis Google Spreadsheet kepada perangkat Desa Sobokerto, Kecamatan Ngemplak, Kabupaten Boyolali.
BOYOLALI – Mahasiswa KKN-T IDBU-07 Universitas Diponegoro (Undip) mendampingi perangkat Desa Sobokerto, Kecamatan Ngemplak, Kabupaten Boyolali, dalam pengelolaan arsip digital berbasis Google Spreadsheet, Kamis (23/7). Program tersebut bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip desa melalui pemanfaatan teknologi digital.Mahasiswa KKN-T IDBU-07 Universitas Diponegoro Kafka Nafisya Rafa Rahmadani mengatakan pendampingan dilakukan untuk membantu perangkat desa beralih dari sistem pencatatan arsip manual menuju pengelolaan arsip digital.
Menurutnya, Google Spreadsheet dipilih karena mudah diakses kapan saja dan di mana saja selama tersedia perangkat serta jaringan internet.Selama pendampingan, mahasiswa memberikan pelatihan mengenai cara mencatat arsip aktif maupun arsip inaktif melalui Google Spreadsheet. Perangkat desa juga dikenalkan pada fungsi setiap kolom, mulai dari nomor urut, uraian arsip, kurun waktu, hingga lokasi penyimpanan dokumen.
“Program kerja ini kami laksanakan untuk membantu perangkat desa dalam mengelola arsip secara lebih efektif melalui Google Spreadsheet. Spreadsheet ini dibuat agar pencatatan arsip menjadi lebih sistematis serta memudahkan penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan,” katanya.
Selain penyampaian materi, perangkat desa didampingi secara langsung untuk mempraktikkan penggunaan Google Spreadsheet. Pendampingan tersebut diharapkan membuat perangkat desa mampu mengoperasikan sistem secara mandiri dalam kegiatan administrasi sehari-hari.
Perangkat Desa Sobokerto Maulana Maliki menyambut baik program yang dilaksanakan mahasiswa KKN Undip tersebut. Menurutnya, sistem digital memberikan kemudahan dibandingkan metode pencatatan arsip yang selama ini masih dilakukan secara manual.
“Selama ini pencatatan arsip di Balai Desa Sobokerto masih dilakukan secara manual. Dengan adanya spreadsheet ini, kami menjadi lebih mudah menemukan kembali arsip karena sudah dilengkapi informasi lokasi penyimpanan dan kurun waktu arsip,” ujarnya.
Maulana menambahkan, data yang tersusun dalam spreadsheet juga membantu perangkat desa mengetahui arsip yang sudah jarang digunakan sehingga memudahkan pengelolaan dokumen. Hal tersebut dinilai menjadi langkah awal menuju administrasi desa yang lebih tertata.
Melalui program ini, mahasiswa KKN-T IDBU-07 Undip berharap pemanfaatan Google Spreadsheet dapat mendukung digitalisasi administrasi di Desa Sobokerto. Pengelolaan arsip yang lebih sistematis diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan serta memudahkan pencarian informasi saat dibutuhkan.(lin)
